Qué hacemos?
Qué es la Auditoría a
Administradores de Condominios?
En líneas generales, es una revisión detallada de la gestión contable, administrativa y legal de una copropiedad, que incluye el análisis de datos y documentos de un periodo determinado.
En el proceso se estudian cada uno de los movimientos de las cuentas bancarias de la copropiedad, el fondo de reserva, el fondo operacional, los contratos de trabajo y los contratos de mantenimiento, con el fin de compararlos con los informes presentados por el administrador y comprobar que estos se ajusten a la realidad.
Adicionalmente, se evalúa el nivel de eficiencia con que se están ocupando los recursos y si todos los procesos se ajustan a la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles que aplica para cada Estado, el Reglamento de Copropiedad, las leyes laborales y las normas que incidan en la gestión administrativa del condominio.
En ese contexto decimos qué, la auditoría no se enfoca solo en encontrar errores y culpables, sino en la validación de los procesos desarrollados correctamente por la administración y la búsqueda de gestiones que pueden ser mejoradas. Por supuesto, si existe fraude o desviación de recursos saldrán a la luz y se deberán tomar las medidas pertinentes.
Cada cuánto es recomendado hacer auditoría al administrador de condominio?
La auditoría a la administración de condominios puede ser desarrollada cada vez que la Asamblea o el Comité de Administración lo decidan.
Lo más recomendable es hacerla cada año para tener un monitoreo continuo de los movimientos financieros y los avances en las políticas implementadas. Al respecto, los expertos aconsejan realizarlas sin aviso con el fin de evaluar el estado natural de los recursos financieros y sea más sencillo detectar anomalías.
No obstante, también es prudente realizar dicha auditoría cuando se cambia de administrador o de integrantes de comité, porque un cambio de dirección requiere de la evaluación de la gestión anterior, por lo que una auditoria es la mejor manera para que los nuevos gestores conozcan el estado de la copropiedad, y sea su punto de partida para una buena administración.
En la gestión de los Administradores de Condominios, es fundamental rendir cuentas de manera documentada en cuatro momentos clave...
1. En las fechas establecidas por la comunidad o durante la asamblea ordinaria anual.
2. Al finalizar su gestión, al entregar su cargo y al inicio de una nueva gestión.
3. Cuando la Asamblea de Copropietarios lo requiera.
4. Cada vez que el Comité de Administración lo solicite.
Los puntos anteriores nos permiten garantizar la transparencia y la correcta administración financiera de la copropiedad. Sin embargo, la auditoría se presenta como una herramienta valiosa que permite a los copropietarios y al administrador llevar un control ordenado y profesional de las cuentas, evitando errores en la planificación de los recursos financieros.
A través de la auditoría, es posible identificar inexactitudes en la administración de los condominios y tomar las medidas necesarias para corregirlas.
Es importante entender que un proceso de auditoría no debe ser visto como una fiscalización destinada a cuestionar la integridad de los administradores inmobiliarios, sino como una oportunidad para desarrollar estrategias que aseguren la salud financiera entre administradoras y copropietarios, encaminada a una transparencia eficaz y confiable en común acuerdo.
